myBase – eine Wissensdatenbank für alle Zwecke
(© kultur-express) Erst kürzlich ist mir bewusst geworden, wie viele Arbeiten ich inzwischen am Computer erledige, ohne dass die Ergebnisse anschließend griffbereit zur Verfügung stehen. So fasse ich Informationen aus dem Internet zusammen, zitiere wichtige Stellen aus Büchern, sammle Literaturangaben, notiere Adressen und Gedankensplitter, scanne Zeitungsartikel ein, lade digitale Fotos aus meiner Kamera und schreibe nebenher an einem Artikel oder an meinem nächsten Buch.

Früher habe ich viele dieser Materialien in Karteikästen und Aktenordnern aufgefangen, die nicht nur Raum beanspruchen, sondern auch umständlich zu durchsuchen sind. Für den Computer schien es kein Programm zu geben, das mir die Verwaltung der verschiedenartigsten Dokumente und Informationen abnehmen könnte. Erst nach langer Suche fand ich in myBase eine Software-Lösung, die das für mich erledigt – robust im täglichen Gebrauch, vielseitig in der Anwendung und vor allem zuverlässig.

Speichervolumen ist heute kein Problem mehr. Inzwischen gibt es sogar für Privatanwender erschwingliche Festplatten mit einer Kapazität von einem Terabyte und mehr. Umso erstaunlicher ist es, dass die Software-Entwicklung andere Wege gegangen ist. Nur wenigen Anwendern ist in Erinnerung geblieben, dass die ersten Betriebssysteme (Disk Operating Systems oder kurz DOS) geschrieben wurden, um Daten auf Speichermedien zu verwalten. Dieselben Aufgaben verbergen sich heute unter grafischen Benutzeroberflächen in Fenstertechnik, die ein angenehmes Arbeiten ermöglichen. Oft genug gehen jedoch die gespeicherten Daten in den Tiefen des Dateisystems verloren, oder wissen Sie immer, wo Sie eine Datei abgelegt haben?

Das Betriebssystem MS Windows enthält zwar ein integriertes Suchprogramm, und alle Dateien werden ständig im Hintergrund indexiert, solange dieser Dienst nicht ausgeschaltet ist. Ein Vergleich verschiedener Desktop-Suchprogramme führte aber zu ernüchternden Ergebnissen. Einerseits stört der Zeitaufwand, wenn für jede Recherche die ganze Festplatte erneut durchsucht wird. Andererseits sind die Suchergebnisse meist zu umfangreich und ungenau. Was liegt näher, als möglichst viele Daten von vornherein in einer strukturierten Datenbank zu erfassen und abzuspeichern?

Als Arbeitsspeicher noch klein und teuer waren, stellten relationale Datenbanken eine bedeutende Errungenschaft dar. Ihr Vorteil lag in der schnellen Auswertung einer großen Zahl numerischer Daten. Für die Eingabe von Text oder von grafischen Elementen waren sie ungeeignet. Eine Änderung brachten erst Freiform-Datenbanken wie AskSam, in der auch Texte ohne Größenbegrenzung abgelegt werden können. Allerdings geschieht das meist, indem auf eine hierarchische Ordnung der Datensätze verzichtet wird – die Informationen und Dokumente werden einfach aneinander gefügt und zur Auswertung gefiltert. Freiform-Datenbanken können daher ihre Verwandtschaft mit Text-Editoren kaum verbergen.

Eine interessante Neuentwicklung stellt das Notizblock-Programm OneNote dar, das im Office-Paket von Microsoft enthalten ist. In sogenannten "Containern" können kleinere Texte wie auf einer Wandtafel frei verschoben werden, was zweifellos der Ideenfindung dient. Aber im täglichen Gebrauch werden die meisten Daten eben doch in linearer Form zusammengefasst und als Liste oder als fortlaufender Text ausgegeben.

Ideal wäre ein elektronischer Zettelkasten, nur dass jeder "Notizzettel" gleich den ganzen Vorgang mit Text in unbegrenzter Länge und sogar mit Bildern enthalten müsste. Vielleicht könnte man noch auf andere Notizen verweisen (reziproker Link), wie bei einer Fußnote in einem Buch oder einem Hyperlink auf einer Internetseite. Praktisch wäre es auch, wenn ein Datensatz nur einmal eingegeben, aber in verschiedenen Abschnitten der Datenbank wiederholt werden könnte (symbolischer Link). Die einzelnen Notizen würden wie die Kapitel im Inhaltsverzeichnis eines Buchs in einer hierarchischen Baumstruktur angeordnet, nur dass sie im Unterschied zu den Dateien im Windows-Explorer sortiert und frei verschoben werden könnten.

Inzwischen gibt es verschiedene Datenbankprogramme, die auf eben diesem Prinzip basieren: Auf der linken Seite befindet sich ein Gliederungseditor (Outliner) mit Verzweigungen (nodes), Ordnern und Verzeichnissen, in denen die Notizen (notes) abgelegt und sortiert werden. Klickt man eine Überschrift an, öffnet sich die dazugehörige Notiz und wird in einem Editor auf der rechten Seite angezeigt. Allerdings unterscheiden sich diese Programme der Informations- und Dokumentenverwaltung sehr stark in der praktischen Umsetzung.

In unabhängigen Tests hat das Software-Programm myBase der chinesischen Firma WjjSoftware aus Chengdu (Sichuan) die besten Ergebnisse gebracht, und meine eigenen Erfahrungen bestätigen nur dieses Urteil. Hinsichtlich der Stabilität, der Schnelligkeit, der Datensicherheit und der Vielfalt der Anwendungsmöglichkeiten ist myBase anderen Programmen überlegen, die durch eine bunte Oberfläche, durch Formatierungsmöglichkeiten und vordefinierte Eingabemasken beeindrucken.

Die Benutzeroberfläche von myBase wirkt auf den ersten Blick etwas sparsam und spröde – es fehlen dreidimensionale Schaltflächen und schillernde Farbverläufe. Dafür bietet das Programm jedoch mehrere Möglichkeiten, die Farbgestaltung dem eigenen Geschmack anzupassen und sogar Hintergrundbilder und eigene Icons einzubinden. Im täglichen Gebrauch sind die Augen jedenfalls dankbar für klare Linien und begrenzte Flächen, die eine schnelle Orientierung ermöglichen. Niemals gewinnt man den Eindruck, dass die Programmoberfläche den Inhalten die Schau stiehlt.

Schnelligkeit und Kompaktheit sind die beiden Prinzipien, die in myBase kompromisslos umgesetzt wurden. Ein neuer Inhalt muss nur in eine Notiz eingegeben werden und ist damit bereits gespeichert, ohne dass eine weitere Taste gedrückt werden muss. Eine automatische Speicherung verhindert im Hintergrund, dass die neuen Daten im Fall eines Systemabsturzes verloren gehen. Es lassen sich außerdem verschiedene Kompressionsstufen einstellen, die auf dem Prinzip der ZIP-Archivierung beruhen, die sich millionenfach bewährt hat.

Überzeugend ist auch die Datensicherung gelöst. Die Anwender können entscheiden, ob eine Sicherungskopie (backup) einmal täglich oder bei jeder erneuten Öffnung einer Datenbank angelegt werden soll. So können fehlerhafte Datenbestände möglichst zeitnah wiederhergestellt werden. Die ganze Datenbank oder auch nur einzelne Verzeichnisse können mit einem Passwort vor ungewollten Veränderungen geschützt werden.

Zur Datensicherheit gehört auch die entscheidende Frage, ob der Inhalt einer Datenbank in möglichst viele Formate exportiert werden kann oder auf alle Zeit in einem obsolet gewordenen Programmcode eingesperrt bleibt. Ich besitze tatsächlich noch alte Works-Dateien, die heute nicht mehr gelesen oder konvertiert werden können. Neben der unkomplizierten Datenerfassung, der flexiblen Gruppierung und Verknüpfung der Datenbestände und der schnellen Recherche ist der vielseitige Datenexport ein Hauptmerkmal für eine leistungsfähige Wissensdatenbank.

Nie gelang es schneller als jetzt mit myBase, einen Artikel oder ein Buch aus Texteinheiten aufzubauen, in eine einzige Datei zu exportieren und dann in einer Textverarbeitung zu formatieren. Dazu werden nur die gewünschten Textbausteine mit einem Etikett (label) versehen und in einem separaten Zweig (branch) der Forschungsdatenbank zusammengefasst. myBase bietet aber auch die Möglichkeit, eine Datenbank in eine EXE-Datei zu konvertieren, die wie ein elektronisches Buch gelesen werden kann, ohne dass der Leser das Anwendungsprogramm installieren muss.

Für die Datenerfassung stehen mehrere komfortable Möglichkeiten außer der manuellen Eingabe zur Verfügung. So können zum Beispiel alle Dateien in einem Verzeichnis auf der Festplatte automatisch in separate Notizen einer Datenbank verwandelt werden. Aber auch eine Textdatei mit definiertem Trennzeichen (delimiter) kann in einzelne Notizen einer Datenbank eingelesen werden. Dieselben Funktionen stehen auch beim Export einer Datenbank oder einer Datenauswahl in das TXT-, RTF- oder HTML-Format zur Verfügung. Praktisch ist auch die automatische Überwachung und Speicherung der Inhalte der Zwischenablage oder das Indexieren von Daten-CDs, die mit myBase bequem verwaltet werden können.

Beeindruckend sind auch die verschiedenen Recherche-Strategien, die sich nicht auf die geöffnete Datenbank beschränken, sondern assoziierte Dokumente auf der Festplatte (attachments und short-cuts) einschließen. Die Suchanfrage kann auf die gesamte Datenbank, alle Textnotizen, alle Anhänge oder nur die Überschriften begrenzt werden. Auch die Suche nach Notizen, die in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet wurden, ist möglich. Wenn Sie einen Index für eine Datenbank erstellt haben, werden die Suchergebnisse in Echtzeit während der Eingabe der Frage angezeigt (live search).

Auch als Persönlicher Informationsmanager (PIM) eignet sich myBase, indem nicht nur Adressen und Kontaktinformationen verwaltet werden können. Durch die eingebaute Alarmfunktion öffnet sich zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster, wenn das Programm mit der Organizer-Datenbank beim Systemstart geladen wurde.

Viele Wissensdatenbanken bieten ähnliche Funktionen, wenn auch nicht in dieser durchdachten und intuitiv zu bedienenden Vielseitigkeit. An myBase überzeugt vor allem die Stabilität der Programmierung und nicht zuletzt der niedrige Preis von zur Zeit 59 USD (etwa 40 EUR) – eine Ausgabe, die sich schnell ausgezahlt hat.

Seit im Juli 1998 die erste Version von myBase veröffentlicht wurde, hat die Software-Programmiererin Junjiao Wang ihr Programm fortlaufend erweitert. Die Dokumentation in englischer Sprache ist klar und verständlich; Support-Anfragen werden umgehend beantwortet. Ich kann dieses Software-Programm ohne Wenn und Aber empfehlen, weil es für sich selber spricht. Klicken Sie hier, um alle Funktionen von myBase dreißig Tage lang uneingeschränkt auszuprobieren.